Dossier de créance d’entreprise : documenter avant un recours
Outil d’organisation et d’information juridique générale. Preuve en main n’est pas un cabinet d’avocats et ne donne aucun avis juridique. Il ne calcule ni délai de prescription ni intérêt, et ne choisit ni le tribunal ni le recours. Faites vérifier votre dossier par un avocat.
À quoi sert ce dossier
Une firme de services-conseils en données ou en TI qui compte des dizaines d’employés, et à qui un client ne paie pas ses factures, doit pouvoir montrer ce qui a été convenu, ce qui a été livré, ce qui a été facturé et payé, ce qui a été réclamé, à quelle date, et par quelle pièce. Ce dossier rassemble ces éléments au même endroit, assemble la chronologie et imprime un résumé à remettre à l’avocat de l’entreprise. C’est vous qui saisissez : l’outil met en ordre, il ne conclut rien.
Ce que cet outil fait, et ce qu’il ne fait pas
- Il organise ce que vous saisissez en dix sections et en tire une chronologie triée par date.
- Il additionne les montants saisis : facturé, payé, crédité, solde. Rien d’autre.
- Il calcule une empreinte SHA-256 dans votre navigateur quand vous choisissez un fichier. Le fichier n’est ni envoyé ni conservé : seuls son nom, sa taille, son type, sa date et l’empreinte sont notés.
- Il ne calcule aucun délai de prescription et aucun intérêt. Il ne choisit ni le tribunal, ni le recours, ni le formulaire, et ne dit pas si votre entreprise peut agir aux petites créances.
- Il n’envoie rien et ne relance personne. Pas de compte, pas de serveur : le dossier est enregistré dans ce navigateur, sur cet appareil, jusqu’à ce que vous l’effaciez. Sur un appareil partagé, une autre personne pourrait le rouvrir : exportez le fichier, puis utilisez « Tout effacer ».
Rien n’est encore enregistré dans ce navigateur.
1Profil de l’entreprise créancière
L’entreprise à qui l’argent est dû. Ces champs s’enregistrent à mesure que vous tapez.
À titre d’information, la règle que pose le Code de procédure civile pour les petites créances. Le premier alinéa de l’article 536 commence ainsi : « La demande en recouvrement d’une créance d’au plus 15 000 $, sans tenir compte des intérêts […] ». Le second alinéa ajoute :
« Une personne morale, une société ou une association ou un autre groupement sans personnalité juridique ne peut agir en demande suivant les règles du présent titre, à moins qu’en tout temps au cours de la période de 12 mois ayant précédé la demande, elle ait compté sous sa direction ou son contrôle au plus 10 personnes liées à elle par contrat de travail. »
Code de procédure civile (RLRQ, c. C-25.01), art. 536 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026, version à jour au 12 août 2026.
À vérifier avec un avocat. Comment ce texte s’applique à votre entreprise, et sur quelle période exacte compter, est une question de droit : l’outil ne déclare pas votre entreprise admissible ou non.
Représentation de l’entreprise devant les tribunaux : ce que disent les textes
Hors des petites créances, l’article 87 du Code de procédure civile énumère qui doit être représenté par avocat :
« Sont tenus, dans une procédure contentieuse, de se faire représenter par avocat devant les tribunaux ou, dans une procédure non contentieuse, par un avocat ou un notaire: […] 3° les personnes morales; 4° les sociétés en nom collectif ou en commandite et les associations et les autres groupements sans personnalité juridique, à moins que tous les associés ou membres n’agissent eux-mêmes ou ne mandatent l’un d’eux pour agir; »
C.p.c., art. 87 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
Aux petites créances, l’article 542 prévoit une règle propre :
« L’État, les personnes morales, les sociétés ou les associations ou les autres groupements sans personnalité juridique ne peuvent être représentés que par un dirigeant ou un salarié à leur seul service qui n’est pas avocat. »
« Tant les personnes physiques que les personnes morales peuvent consulter un avocat, notamment afin de préparer la présentation de leur dossier. »
C.p.c., art. 542, al. 2 et 4 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
La compétence selon le montant est fixée par l’article 35 :
« La Cour du Québec a compétence exclusive pour entendre les demandes dans lesquelles soit la valeur de l’objet du litige, soit la somme réclamée, y compris en matière de résiliation de bail, est inférieure à 75 000 $ et compétence concurrente avec la Cour supérieure, au choix du demandeur, lorsque cette valeur ou cette somme atteint ou excède 75 000 $ tout en étant inférieure à 100 000 $, et ce, sans égard aux intérêts; […] »
C.p.c., art. 35, al. 1 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026. Le même article prévoit des exceptions et, à son alinéa 4, une hausse de la limite annoncée par avis publié à la Gazette officielle du Québec : la limite en vigueur et le choix du tribunal sont à voir avec votre avocat.
C’est pourquoi ce dossier est conçu pour être remis à l’avocat de l’entreprise : il rassemble les faits et les pièces, l’avocat en tire les conclusions.
2Le débiteur
Le client qui doit l’argent, identifié par son nom légal, pas seulement par son nom commercial. L’outil n’interroge aucun registre : ouvrez la recherche officielle au registre des entreprises (Québec.ca), faites la recherche vous-même et notez la date. La page des petites créances de Québec.ca prévient : « Une erreur d’identification de votre part pourrait entraîner le rejet de votre demande. » Identification du défendeur, Québec.ca · mise à jour du 24 août 2026, lue le 14 octobre 2026.
3Entente et mandats
Le contrat-cadre de services, chaque énoncé de travail, bon de commande, proposition acceptée et avenant. Pour chacun : sa date, qui l’a signé ou accepté, sa référence et l’endroit où l’original est conservé.
Aucune entente pour l’instant.
La preuve d’un contrat : ce que disent les textes
« Celui qui veut faire valoir un droit doit prouver les faits qui soutiennent sa prétention. »
Code civil du Québec, art. 2803, al. 1 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« L’acte juridique constaté dans un écrit ou le contenu d’un écrit doit être prouvé par la production de l’original ou d’une copie qui légalement en tient lieu. »
« Toutefois, lorsqu’une partie ne peut, malgré sa bonne foi et sa diligence, produire l’original de l’écrit ou la copie qui légalement en tient lieu, la preuve peut être faite par tous moyens. »
C.c.Q., art. 2860, al. 1 et 2 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« La preuve d’un acte juridique ne peut, entre les parties, se faire par témoignage lorsque la valeur du litige excède 1 500 $. »
« Néanmoins, en l’absence d’une preuve écrite et quelle que soit la valeur du litige, on peut prouver par témoignage tout acte juridique dès lors qu’il y a commencement de preuve; on peut aussi prouver par témoignage, contre une personne, tout acte juridique passé par elle dans le cours des activités d’une entreprise. »
C.c.Q., art. 2862 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« L’écrit non signé, habituellement utilisé dans le cours des activités d’une entreprise pour constater un acte juridique, fait preuve de son contenu. »
C.c.Q., art. 2831 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
Ce que ces textes changent pour vos documents est à voir avec votre avocat ; l’outil vous aide seulement à savoir ce que vous avez et où.
4Prestations et livrables
Ce qui montre que le travail a été fait et reçu : livrables, courriels d’acceptation ou de recette, exports de saisie du temps, comptes rendus de réunion, billets, journaux de livraison. Notez le système d’où vient chaque trace et qui peut en témoigner.
Aucune prestation pour l’instant.
Les documents d’une entreprise : ce que dit l’article 2870
L’article 2870 C.c.Q. encadre la déclaration d’une personne qui ne comparaît pas comme témoin, admise avec l’autorisation du tribunal ; son troisième alinéa ajoute :
« Sont présumés présenter ces garanties, notamment, les documents établis dans le cours des activités d’une entreprise et les documents insérés dans un registre dont la tenue est exigée par la loi, de même que les déclarations spontanées et contemporaines de la survenance des faits. »
C.c.Q., art. 2870 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
5Factures et paiements
Chaque facture, chaque paiement reçu, chaque note de crédit, avec les montants et les taxes tels qu’ils figurent sur vos documents. Le solde est une simple addition de vos saisies.
Aucune facture pour l’instant.
Intérêts : pourquoi l’outil n’en calcule aucun
« Les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution d’une obligation de payer une somme d’argent consistent dans l’intérêt au taux convenu ou, à défaut de toute convention, au taux légal. »
« Le créancier y a droit à compter de la demeure sans être tenu de prouver qu’il a subi un préjudice. »
C.c.Q., art. 1617, al. 1 et 2 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026. Voir aussi l’article 1619 (indemnité additionnelle).
Le taux applicable et le point de départ (« la demeure ») dépendent de votre contrat et des faits : ce calcul revient à votre avocat. Notez simplement, dans la section 3, la clause d’intérêt de votre contrat si elle existe.
6Reconnaissances, relances et mise en demeure
Chaque relance, chaque réponse du débiteur, tout paiement partiel, toute reconnaissance de la dette ou promesse de payer, et la mise en demeure avec son mode d’envoi et sa preuve de réception.
« La reconnaissance d’un droit, de même que la renonciation au bénéfice du temps écoulé, interrompt la prescription. »
C.c.Q., art. 2898 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
C’est pourquoi une reconnaissance, un paiement partiel ou une promesse de paiement est marqué à signaler à l’avocat. Savoir si un échange précis est une reconnaissance, et ce qu’il change, est une question de droit : l’outil ne calcule aucun délai de prescription.
Aucun échange pour l’instant.
La mise en demeure : ce que disent les textes
« Il peut être aussi constitué en demeure par la demande extrajudiciaire que lui adresse son créancier d’exécuter l’obligation, par la demande en justice formée contre lui ou, encore, par le seul effet de la loi. »
C.c.Q., art. 1594, al. 2 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« La demande extrajudiciaire par laquelle le créancier met son débiteur en demeure doit être faite par écrit. »
« Elle doit accorder au débiteur un délai d’exécution suffisant, eu égard à la nature de l’obligation et aux circonstances; autrement, le débiteur peut toujours l’exécuter dans un délai raisonnable à compter de la demande. »
C.c.Q., art. 1595 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
La page Mise en demeure de Québec.ca (mise à jour du 20 octobre 2025, lue le 14 octobre 2026) indique qu’il faudra peut-être prouver au tribunal que la lettre est parvenue au destinataire, et recommande de conserver la preuve de réception (celle de Postes Canada pour un envoi recommandé, ou le procès-verbal de l’huissier) ainsi qu’une copie de la lettre. C’est ce que la colonne « Preuve d’envoi ou de réception » sert à noter.
Prescription : ce que disent les textes, et pourquoi l’outil ne calcule rien
« L’action qui tend à faire valoir un droit personnel ou un droit réel mobilier et dont le délai de prescription n’est pas autrement fixé se prescrit par trois ans. »
C.c.Q., art. 2925 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« Le jour où le droit d’action a pris naissance fixe le point de départ de la prescription extinctive. »
C.c.Q., art. 2880, al. 2 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« Le dépôt d’une demande en justice, avant l’expiration du délai de prescription, forme une interruption civile, pourvu que cette demande soit signifiée à celui qu’on veut empêcher de prescrire, au plus tard dans les 60 jours qui suivent l’expiration du délai de prescription. »
C.c.Q., art. 2892, al. 1 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
Situer le jour où le droit d’action a pris naissance, dans un dossier précis, est une question de droit. Si une date vous inquiète, appelez votre avocat sans attendre la fin de ce dossier.
7Pièces
Le registre des pièces, cotées P-1, P-2… dans l’ordre de la liste. Ce sont des cotes de travail : la numérotation produite au dossier de la cour sera fixée avec votre avocat. Pour chaque pièce : sa date, sa source, l’endroit où se trouve l’original et la personne qui le garde.
Empreinte SHA-256. Elle sert à vérifier qu’une copie est identique, octet pour octet, au fichier examiné ; elle ne prouve ni que son contenu est vrai, ni qu’il a été obtenu légalement, ni la chaîne de possession, ni sa recevabilité.
Aucune pièce pour l’instant.
Si vous réordonnez les pièces, les cotes changent : vérifiez les renvois « Pièce liée » des autres sections.
Gros fichier ? Au-delà de 1 Go, calculez l’empreinte avec un outil du système (shasum -a 256 sur macOS,
sha256sum sur Linux, certutil -hashfile … SHA256 sur Windows) et collez-la.
Documents technologiques et intégrité : ce que disent les textes
« L’intégrité d’un document est assurée, lorsqu’il est possible de vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue. »
C.c.Q., art. 2839, al. 1 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« Il n’y a pas lieu de prouver que le support du document ou que les procédés, systèmes ou technologies utilisés pour communiquer au moyen d’un document permettent d’assurer son intégrité, à moins que celui qui conteste l’admissibilité du document n’établisse, par prépondérance de preuve, qu’il y a eu atteinte à l’intégrité du document. »
C.c.Q., art. 2840 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026. Voir aussi l’article 7 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information.
« À l’égard d’un document technologique, la fonction d’original est remplie par un document qui répond aux exigences de l’article 12 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (chapitre C-1.1) et celle de copie qui en tient lieu, par la copie d’un document certifiée qui satisfait aux exigences de l’article 16 de cette loi. »
C.c.Q., art. 2860, al. 3 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
Une empreinte notée ici ne fait pas d’une copie un original ni une « copie certifiée » au sens de ces textes : elle aide seulement à comparer des copies.
8Préservation de l’information
Dans une firme de dizaines de personnes, la preuve est dispersée : boîtes courriel, canaux de clavardage, outils de projet, saisie du temps, comptabilité. Les suppressions automatiques et les départs d’employés peuvent la faire disparaître. Cochez ce qui est fait ; la liste s’imprime avec le dossier.
Journal des exports et des copies
Qui a exporté quoi, quand, dans quel format et avec quel outil. Ces mentions rejoignent ce que la loi sur les technologies de l’information demande de documenter lors d’un transfert (encadré ci-dessous).
Aucun export consigné pour l’instant.
Intégrité et transfert des documents : ce que dit la loi sur les technologies de l’information
« L’intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu’à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction. »
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1), art. 6, al. 2 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
« Toutefois, sous réserve de l’article 20, pour que le document source puisse être détruit et remplacé par le document qui résulte du transfert tout en conservant sa valeur juridique, le transfert doit être documenté de sorte qu’il puisse être démontré, au besoin, que le document résultant du transfert comporte la même information que le document source et que son intégrité est assurée. »
« La documentation comporte au moins la mention du format d’origine du document dont l’information fait l’objet du transfert, du procédé de transfert utilisé ainsi que des garanties qu’il est censé offrir, selon les indications fournies avec le produit, quant à la préservation de l’intégrité, tant du document devant être transféré, s’il n’est pas détruit, que du document résultant du transfert. »
Même loi, art. 17, al. 2 et 3 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026. L’article 18 traite de l’admissibilité d’un document ainsi transféré quand la source est détruite.
Ne détruisez aucun original sans en parler à votre avocat : le journal ci-dessus documente vos exports, il ne remplace pas cette décision.
Renseignements personnels (Loi 25)
Vos courriels, feuilles de temps et comptes rendus contiennent souvent des renseignements personnels sur le personnel de votre client et sur le vôtre. Ne les faites circuler qu’au besoin, en priorité vers l’avocat de l’entreprise. L’article 18 de la loi sur le secteur privé prévoit notamment :
« Une personne qui exploite une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui: 1° à son procureur; […] 9.1° à une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise; »
« La personne qui exploite une entreprise doit inscrire toute communication faite en vertu des paragraphes 6° à 9.1° du premier alinéa. »
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), art. 18, al. 1 et 2, modifié en dernier lieu par 2021, c. 25 · LégisQuébec · lu le 14 octobre 2026.
Ce que ce texte permet dans votre situation est à voir avec votre avocat ou avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l’entreprise.
9Chronologie
Assemblée automatiquement à partir de toutes les entrées datées des sections précédentes, de la plus ancienne à la plus récente. Lecture seule : pour corriger une ligne, modifiez l’entrée dans sa section.
10Dossier à remettre à l’avocat
Le résumé ci-dessous reprend les parties, les montants saisis, la chronologie, la liste des pièces, l’état de la préservation et vos questions. Imprimez-le ou enregistrez-le en PDF. Le fichier JSON garde tout le dossier pour le rouvrir plus tard ou sur un autre appareil : il contient vos saisies, traitez-le comme un document confidentiel.
Aperçu · c’est cette partie qui s’imprime
Sources officielles
Textes de loi lus le 14 octobre 2026 sur LégisQuébec, dans leur version à jour au 12 août 2026.
- Code de procédure civile (RLRQ, c. C-25.01), art. 35, 87, 536 et 542.
- Code civil du Québec, art. 1594, 1595, 1617, 1619, 2803, 2831, 2839, 2840, 2860, 2862, 2870, 2880, 2892, 2898 et 2925.
- Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (RLRQ, c. C-1.1), art. 6, 7, 17 et 18.
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), art. 18.
- Loi sur le Barreau (RLRQ, c. B-1), art. 128 : les consultations et avis d’ordre juridique donnés pour autrui sont réservés à l’avocat (sous réserve des art. 128.1 et 129).
- Mise en demeure (Québec.ca), mise à jour du 20 octobre 2025, lue le 14 octobre 2026.
- Identification du défendeur (Québec.ca), mise à jour du 24 août 2026, lue le 14 octobre 2026.
- Rechercher une entreprise au registre des entreprises (Québec.ca), mise à jour du 23 septembre 2025, lue le 14 octobre 2026.
Pour aller plus loin
- Une entreprise peut-elle être demanderesse aux petites créances ?
- Qui représente une entreprise aux petites créances ?
- Combien de temps pour réclamer une créance ?
- Qu’est-ce qui interrompt la prescription ?
- Comment un débiteur est-il mis en demeure ?
- Quelle forme et quel délai pour une mise en demeure ?
- Peut-on réclamer des intérêts sur une facture impayée ?
- Toutes les questions d’entreprise
Les autres outils gratuits
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Outil d’organisation et d’information juridique générale. Preuve en main n’est pas un cabinet d’avocats et ne donne aucun avis juridique. Il ne calcule ni délai de prescription ni intérêt, et ne choisit ni le tribunal ni le recours. Faites vérifier votre dossier par un avocat.