Que devons-nous exactement consigner dans le registre du personnel?
Réponse courte
Le registre doit contenir, pour chaque salarié, ses nom, prénoms, résidence, numéro d'assurance sociale, l'identification de son emploi et sa date d'entrée en service, puis dix-huit renseignements énumérés de a) à r) pour chaque période de paie.
Le texte, mot pour mot
Ce qui suit est le texte de loi lui-même, copié tel quel. Ce n'est pas notre résumé.
1. Un employeur doit tenir un système d’enregistrement ou un registre où sont indiqués pour chacun de ses salariés, ses nom, prénoms, résidence et numéro d’assurance sociale, l’identification de son emploi et la date de son entrée au service de l’employeur ainsi que les renseignements suivants, le cas échéant, pour chaque période de paie:a) le nombre d’heures de travail par jour; b) le total des heures de travail par semaine; c) le nombre d’heures supplémentaires payées ou remplacées par un congé avec la majoration applicable; d) le nombre de jours de travail par semaine; e) le taux du salaire; f) la nature et le montant des primes, indemnités, allocations ou commissions versées; g) le montant du salaire brut; h) la nature et le montant des déductions opérées; i) le montant du salaire net versé au salarié; j) la période de travail qui correspond au paiement; k) la date du paiement; l) l’année de référence; m) la durée de ses vacances; n) la date de départ pour son congé annuel payé; o) la date à laquelle le salarié a bénéficié d’un jour férié, chômé et payé ou d’un autre jour de congé, y compris les congés compensatoires afférents aux jours fériés, chômés et payés; p) le montant des pourboires déclarés par le salarié conformément à l’article 1019.4 de la Loi sur les impôts (chapitre I-3); q) le montant des pourboires attribués au salarié par l’employeur en vertu de l’article 42.11 de la Loi sur les impôts; r) si le salarié est âgé de moins de 18 ans, sa date de naissance.
Règlement sur la tenue d'un système d'enregistrement ou d'un registre, RLRQ c. N-1.1, r. 6, art. 1 · lu le 2026-08-25 · voir à la source officielle
Ce qu'il faut documenter
Le registre et les bulletins de paie doivent être conservés. Un dossier daté, complet et retrouvable est ce qui répond à une inspection sans improviser.
Tenir le registre que la loi exige · Preuve en main tient le journal daté, le coffre à pièces et la chronologie. Ce qui en sort s'imprime, se dépose, ou se remet à votre avocat.
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Sources officielles
Ce que cette page ne dit pas
Elle énonce ce que le texte dit, à la date où il a été lu, pour le Québec. Une loi se modifie : relisez la source avant de vous y fier. Elle ne dit pas ce que vous devriez faire, et ne remplace pas l'avis d'un avocat sur votre situation. Une entreprise a souvent intérêt à en consulter un ; un dossier déjà monté lui coûte alors beaucoup moins cher à reprendre.
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